LIDERAZGO INTEGRAL: La Matriz de Administración del Tiempo

16 de junio de 2011

La Matriz de Administración del Tiempo





Uno de los pilares de la administración eficiente del tiempo reside en la capacidad de diferenciar las actividades que realizamos entre Importantes o Urgentes. Gran parte de el éxito de muchos empresarios y personalidades tiene su origen en darle prioridad a lo Importante sobre lo Urgente, y no al contrario, que es precisamente lo que hace la gran mayoría de personas.

La matriz se divide en cuatro cuadrantes obtenidos al cruzar actividades Importantes y No Importantes con Urgentes y No Urgentes:

  • Cuadrante I: Actividades Importantes - Urgentes
  • Cuadrante II: Actividades No Urgentes - Importantes.
  • Cuadrante III: Actividades Urgentes - No Importantes
  • Cuadrante IV: Actividades No Urgentes - No Importantes

En líneas generales las actividades urgentes son aquellas que requieren tu atención inmediata como una llamada telefónica o crisis del corto plazo. Las importantes no tienen ese carácter de prioridad en términos temporales, como diseñar tu proyecto de vida, organizar tus finanzas o establecer nuevos contactos, pero son actividades que te pueden cambiar la vida por completo.



Cuadrante I: Actividades Importantes - Urgentes

Acá encuentras todo tipo de tareas que tienes que resolver debido su importancia. En este cuadrante encuentras una gran parte de personas que se dedican de lleno completo a su trabajo y enfrentan crisis personales o familiares porque no parecen tener tiempo para sí mismos ni para los demás. El resultado entonces de operar en este cuadrante son grandes dosis de estrés y agotamiento.

¿Cómo lo compensan entonces? Pasando al cuadrante IV, donde las actividades de relajación y descanso tienen lugar. Son personas cuyas vidas se mueven en un 90% dentro del cuadrante I y dejan el resto para el cuadrante IV.



Cuadrante II: Actividades Importantes - No Urgentes

Este es el cuadrante del éxito.
 El tipo de actividades que requieres para ser independiente financieramente, lograr estabilidad emocional o cumplir un propósito especial, implica salir de tu zona de comfort. Capacitarse en inversiones, dedicarle tiempo a la planeación de tu proyecto de vida, leer e instruirse, hacer ejercicio, cambiar de imagen o construir relaciones nuevas no es algo urgente, pero es lo más importante.

Pueden ser para algunos actividades poco placenteras, por lo que muchas personas tienden a postergarlas y nunca las realizan, pero también es cierto que no demandan mucho tiempo al día. Pasé un año entero dedicándole un par de horas al día a leer y aprender sobre la bolsa, estableciendo nuevos contactos y diseñando un plan con el único objetivo de empezar mi carrera como inversionista. No es lo más divertido que he hecho en la vida, pero las horas de libertad de las que disfruto hoy valen cada segundo de esa capacitación y preparación técnica.



Cuadrante III: Actividades Urgentes - No importantes

Este y el cuadrante IV son propios de las personas irresponsables. Las labores del cuadrante III parecen imprescindibles, por lo que muchas personas tienden a confundirlas y creer erróneamente que están avanzando, pero la verdad es que muchas veces son aplazables o su realización no implica mayores efectos.

La razón de ser de este cuadrante reside en la importancia que tienen las demandas de los demás frente a tu  propia vida. Las llamadas, reuniones, convocatorias sin aviso oportuno, etc. Todo ese tipo de actividades que aparentemente requieren de tu presencia son "robatiempos" por su particular disfraz prioritario. ¿Cómo saber si una actividad es urgente pero no importante? Si puedes decir "No" sin que por ello se vea afectada de manera trascendental tu vida personal o la de alguien cercano, entonces puedes prescindir de este tipo de ocupaciones.



Cuadrante IV: Actividades No Urgentes - No Importantes

Este es el cuadrante del ocio. ¿Acaso descansar es malo? No, para nada, es oportuno y necesario, pero pasar demasiado tiempo en esta área limita tus posibilidades de éxito. ¿Qué actividades se encuentran acá? Todo aquello que no esté planificado como ver televisión, las redes sociales, hablar con tus amigos o familiares, dormir todo el día, los viajes durante las vacaciones, etc.

La mayoría de personas disfrutan mucho este cuadrante porque su vida está llena de trabajo y crisis, así que el escaso tiempo libre del que disponen lo terminan desperdiciando acá. El factor placer pesa mucho, pero en el largo plazo es evidente que nada de lo que realices acá te va a ser más exitoso, más rico o saludable.



Haz una pausa antes de ejecutar una actividad que demande tu atención: ¿Es realmente importante? ¿La haces para ti o para los demás? ¿Hay alguna otra tarea que te puede aportar nuevo conocimiento en lugar del ocio? Si deseas profundizar en esta matriz la puedes encontrar en el libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen Covey.


Carpe Diem!

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...

No hay comentarios:

Publicar un comentario en la entrada